无纸化会议系统解决方案

一、 产品背景

企业现场会议问题

通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：

1) 开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高。

2) 会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能；

3) 含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密。

4) 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；

5) 移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；

6) 会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，我们可以解决如下问题：

1) 提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2) 降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用；

3) 解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；

4) 满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效；

5) 不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点；

使用前后的对比

使用自动化会议系统场景一：

使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。

使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板，相当于一个“个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

使用自动化会议系统场景二：

使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。

使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。

使用自动化会议系统场景三：

使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。

 使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

应用价值

   该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

  本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。

“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。

“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用，“个人会议终端”由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

本产品与其它同类产品的竞争优势

产品支持多种终端同时参会

本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业最大化利用现有投资。

产品支持多议题会议模式

本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。

产品支持多种会议资料类型

产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全与稳定性

操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

应用服务更安全：提供帐号的认证、离线即删除资料等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中，能被第三方应用使用，或者被复制。

系统角色及权限描述

1).主持人

1、 主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。

2、 可赋予与会人员主讲权限。

3、 可控制会议进程，切换各个会议议题。

4、 与会过程可发起“投票”会议功能。

5、 会议结束后，可查看保存的会议资料。

2).主讲人

1、 可上传会议资料；

2、可签到会议；

3、 可操作同屏会议资料，并进行重点标注；

4、 可全屏显示同屏的资料；

5、 可隐藏标注和取消一步标注；

6、 可参与投票；

7、 可在会中载入和书写笔记。

3).参会者

8、 会中，手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容；

9、 可退出同屏，自己浏览会议资料；

10、 可申请成为主讲人；

11、 参与投票；

12、 可在会中载入和书写笔记。

4).来宾

13、 可登录系统，看到属于该来宾的当前会议。

14、只具有观看权限，不能申请主讲等。

三、业务流程及系统功能

核心业务流程：

创建会议流程

系统支持所有注册用户创建会议，董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议，即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。

主讲人参会流程

主讲人是当前议题的主讲人，每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。

会议管理端功能

登录系统

输入系统的登录信息（用户名和密码、验证码），通过用户身份认证后，可登录本系统并进入会议管理控制台。 

会议管理

系统支持任一认证用户新建会议，并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更，可变更会议信息。

用户管理

会议管理员可根据自身组织情况，新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态：正常使用、锁定不能登录、阻止使用。

用户组管理

系统管理员及会议管理员可创建用户组，即把经常参加会议的人员归集到一个组中，在创建会议并选择用户组后，组成员都将成为议题内参会人员。

会议室管理

会议管理员可根据企业会议室情况，进行会议室的新建、删除、编辑操作。

会议资料管理

新建会议者可管理会议资料。包括在线查看会议资料，上传、下载、删除会议资料等。

统计会议数据

统计会议相关数据主要从管理需要角度、业务健康度角度出发。主要包含：系统使用方面的报表、会议召开方面的报表、会议资料阅读方面的报表、移动设备版本使用方面的报表。

座席牌设置

座位牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。

铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置，字体大小根据终端已做到自适应。具体操作界面见下。

个人会议终端功能

登录系统

输入系统的登录信息（用户名和密码），通过用户身份认证和设备认证后，可登录本系统并进入会议。

 快速建会

移动终端可快速创建会议。此种会议初始所有认证用户可以看见，可设置密码进入。

 签到

会议签到是在创建会议时由会议创建人设置，在入会前由参会者根据设置要求进行签到，签到将会在会议结束后根据标准格式，输出签到表。

 座席牌

座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。

铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置，字体大小根据终端已做到自适应。铭牌显示以全屏方式显示，点击铭牌后，返回前一页内容。

呼叫会服服务

呼叫会服提供参会者在会上能向会场服务人员发起呼叫服务。呼叫会服的服务类型包括：纸、笔、茶水、其它。

会服人员可通过平台可实时查看到具体服务对象和服务类型。并对服务状态进行跟踪和处理。

 同屏文档

可通过本系统和无线网络进行会议资料的同屏，将“主讲人”屏幕文档内容同步显示给参会人员的PAD、手机、PC上。

 自由阅读

参会人员可根据自身需要，跟随同屏，也可以退出同屏，进行自由浏览会议资料。自由阅读时不再跟随当前主讲人进度。

 阅读控制

阅读会议资料时，所有参会人员可进行上/下翻页，以及进行预览翻页。如果是主讲人做翻页操作，所有参会设备将同步同屏演示文档内容。

在浏览时还可文档放大/缩小/还原会议资料，上/下移动、左/右移动会议资料。

当前主讲人双击移动设备屏幕，可实现会议资料的全屏显示，此时所有参会者的终端都将全屏显示。同时再次双击关闭全屏。

以上阅读控制可完全适配触摸屏进行点击、触摸、双击等手指操作。

标注

标注功能类似现实场景的主讲人用红外笔在投影屏上划的场景。

同屏启用时,可使用标注工具辅助对会议资料进行标注，标注工具的操作包括：画笔、粗细设置、颜色设置、还原、撤销、清除等,并提供标注的隐藏或显示功能。

当主讲人进行标注时，所有参会者均可见标注内容。

保存标注

系统自动保存当前主讲人的文档内容及标注内容。供参会人员下载、查看。为会议纪要、会后总结等提供信息参考

图片集浏览

可一次性打包所要浏览的多张图片，在新建会议时上传此图片集，在个人会议终端可翻页浏览图片集，并且可同屏显示给其他参会者。

浏览视频

支持MP4文件的上传，在会议中可进行播放。

会议笔记

参会者可在会前及会中阅读会议资料，并进行笔记的记录。笔记记录支持“划线”、原笔迹输入笔记、文本输入笔记、笔属性设置、橡皮擦等功能。

笔记记录是用户个人的私有记录，不对第三方公开，笔记记录完成后即保存，可随时调出来进行阅读。

 投票

一个会议可以发起多次投票，每一次投票都有创建、发起、参与、结束这4个过程。

投票模式支持2种模式：1)、多选模式：从多个可选项中，选择1个或多个认同的；可选项数额有上限设置，可选项不超过上限；2)、单选模式：从多个可选项中，只能选择一个。

发起投票是主持人功能。每个议题可发起多次投票。单一投票可多次发起，每次都需要记录。发起投票后，被选参会者将看到投票内容（需要阻止其他操作），点击可进入开始投票。主持人应能看到参与投票人员总数、实时变化的已投票总数，当前未投票人员姓名。

主持人在发起投票后，可根据情况结束投票。结束投票会汇总所有投票信息，并随后进行结果展现（见参会者中的查看投票结果）。每一次的投票结束，都需要保留投票信息，以备查看或追查。

结束投票后将不再接受投票。结束投票后，结果不可更改。

 变更主讲

变更主讲支持两种模式。第一种模式：参会者申请，主讲人或者主持人接到申请后，同意即申请成功；第二种模式：会议主持人在参会人员中选择某一参会者设为主讲人，可把主讲人权限给目标人员。

 会议进度控制

通过“开始会议、议题切换、关闭会议”的控制功能，来形成主持人的会议进度控制台，方便主持人进行会议的进度控制。

其中“开始会议”、“关闭会议”将记录时间，用于之后的数据统计。

 会议议题控制

主持人创建会议后，已经建立多个议题。在会中，主持人可根据议题讨论节奏和情况，在多个议题中进行切换。

会服服务终端功能

会服人员专用终端。

可查看是哪个会议、哪位用户、需要什么服务类型。根据需求去进行服务，并可对服务进行进展的跟踪。

 系统安全及服务

终端管理

所有登入系统的移动终端设备由此功能进行管理。系统内存储所有登录设备，支持对单个设备进行阻止、许可2种操作，对于阻止的设备，在登录做设备验证时，将会阻止登入系统。

 手势登录

为保障登录安全和减少每次输入数据的麻烦，系统提供手势登录，避免因记住密码后，被他人借阅或丢失后查看到会议资料的风险。

文档水印

任何认证用户载入会议资料后，都将隐性的会显示文档水印，水印内容为当前登录者的姓名。该水印最大作用是截屏时，水印一并保留在图片上。

 安全审计

系统内任何用户、任何时间、登录位置，登录系统做任何操作，比如：登录、进入会议、操作文档、操作投票等动作都将被进行记录。

 离线即删除资料

保障资料不被复制，资料原件不下载到移动终端，仅存储在应用独有内存空间，保持会议资料在线阅读，退出会议后即刻删除，避免外泄。

  安全传输

本产品分为“个人会议终端”以及“会议服务端”，为保障网络传输的安全，本产品支持HTTPS的管道传输方式，使得传输的文档资料、用户信息、操作指令等不被网络截取。

自动更新版本

当发布新的客户端版本时，客户端能自动的检测与比较当前服务端存留的版本信息，根据“主版本号.子版本号.编译版本号”的规则，逐个比较信息，并在低于服务器端版本时进行全自动化的下载更新。

IOS应用企业内私有化部署

本产品支持IOS的应用在企业私有化部署模式，不再需要企业去Appstore下载通用版本，为企业个性化提供更快的服务。

四、技术方案

本产品的服务端将部署在企业的机房中，完全使用企业内网进行管理和提供服务。以下从运行环境、网络环境、部署方案等方面。

运行环境

会议系统应用服务及系统应构建在稳定的Linux和相关基础平台上，会议终端应支持多种设备参与会议。具体请看运行环境说明。

产品运行环境

类型

所需运行环境

网络

网络环境

Wi-Fi/3G/4G/LAN

个人会议终端

PC客户端

Windows/Linux/Mac

Firefox，Chrome, IE10及以上

Android平板和手机

Android4.2及以上

iPad

IOS6及以上

会议服务端

服务器

redhat/centos6,ubuntu12.04

 网络建设

会议应用场景应适用多种固定环境和移动环境。

网络建设建议

移动环境应支持Wi-Fi/3G/4G网络。

固定环境主要是企业内部会议场所，会议服务部署在企业的核心办公网段，个人会议终端通过无线路由器连接到企业主干网，再访问会议服务。

从企业外部访问会议服务，应通过VPN安全访问企业内部的会议系统。

会议室现场建设建议

企业已具备Wi-Fi网络环境，应根据使用的用户数情况，建立Wi-Fi热点。如果是非企业级的无线路由器（一般仅能支持10个左右用户并发），建议单独建立2-3个Wi-Fi热点，一个热点接入公司领导的设备，同时把要连接投影机的平板/PC设备接入此热点下，通过PC/实现无线投影功能；另一热点接入其他参会者的平板或其他终端设备。

如果是企业级无线路由器，则根据路由器支持的用户数来进行判断，一般企业级无线路由器都支持30及更多用户数。

建议专门为会议场所单点部署企业级无线路由器。并且该路由器应该直通企业骨干网上的会议服务器，避免多网元的网络。

部署方案

服务端程序包括：会议web服务应用、会议控制服务、文档转换服务、文件存储服务、数据存储服务。以上服务部署在1套linux环境中。

根据前期沟通，贵公司已经具备wifi和网络安全环境，则自动化会议系统只需一台x86服务器，物理机和虚拟机皆可，其它利旧。详细见下面拓朴结构：

拓朴结构：.png

建议有虚拟服务的企业采用虚拟化，减少投资。

产品主要技术指标

本服务端可支持多个会议同时开会，使用人数达到购买的用户数上限（目前），初始状态最多同一会议支持512人。

同屏文档延迟<1s；标注延迟<1s。

设备建议

会议产品所需设备包括：服务端、移动终端及匹配的网络设备，建议使用如下设备。

服务端设备

服务端运行可以用二种模式来实现，一种是运行在虚拟化环境中，另一种运行在硬件服务器上。无论哪种模式，都需要用匹配用户数的同等性能设备来服务。

具体服务器设备配置需求见后的设备配置总表对应章节。

网络设备

构建会议现场的无线网络设备选择企业级WIFI设备。因进入会议的终端设备依赖多并且使用时间长，需选择并发用户量大且稳定，信号强度可调、设备无线频道可设置的大厂商产品。